Dans le monde de l’entreprise, certaines personnes pensent qu’on peut se permettre de se relaxer et de se détendre pour attendre l’encaissement d’argent. Des retards sur le payement de facture, des devis non traités, des relances qui ne sont pas suivies, tout cela dénotent d'un gros problème au niveau de la gestion des factures. Elles ont une grande incidence dans la trésorerie de l’entreprise.
Problèmes en matière de facturation
En général, les problèmes se situent au niveau des procédures de facturation, notamment dans l’établissement et la distribution de facture. Autrement dit, une certaine lenteur dans l’élaboration et la distribution de ces dernières sont en cause. En effet, certaines d’entre elles sont établies seulement après trois à sept jours après les prestations de services. Cela est engendré par la mauvaise qualité des logiciels utilisés, sans parler du cas où il n’y a pas de logiciel sous prétexte qu’ils sont coûteux. Il y a aussi les erreurs de facturation, due au fait que les facturiers eux même sont maladroits et rajoutent des éléments erronés tels que les noms des clients, la nature de la commande, ou même sur les tarifs. Cela est en partie dû au manque de professionnalisme des employés. Dans le cas de la facturation en ligne, les problèmes peuvent aussi provenir des clients. Il s’agirait de maladresse telle que le client n’attend même pas la facture électronique, ou que l’adresse est incorrecte, ou encore que les factures s’égarent dans les boites e-mail malheureusement saturées. Bien plus de précision seront à votre disposition dans www.gestion-factures.fr
Qu’est-ce qu’une facture ? Comment fonctionne-t-elle ?
Une facture est avant tout une pièce comptable. Elle permet la matérialisation des diverses transactions financières, et c’est une pièce justificative en fiscalité et en comptabilité. Cette facture implique une certaine obligation de l’entité ciblée, celui de payer à échéance. Dans une facture, il doit figurer certains éléments qui sont bien évidemment listés dans le code de commerce. Un de ces éléments essentiels est le terme « facture ». Il doit y avoir aussi un numéro d'identification. D’autres éléments doivent aussi y figurer comme la date, le délai de paiement, le prix des produits et leurs descriptions. Aussi, des informations plus précises : le nom et les coordonnées des deux parties intéressées. Concernant le délai de payement, les échéances de payement varient selon les habitudes commerciales de chaque pays, mais le délai maximum est de 45 jours ou de 60 jours. En France, la durée de conservation des factures varie selon le produit ou le service, elles vont de 1 à 10 ans, sauf exception.
Comment faut-il procéder pour bien gérer la facturation ?
La gestion de facture a une grande importance pour une entreprise au niveau de ses échanges. Il est question d’obligation. Si l’on veut se montrer professionnel, la facturation est obligatoire : pour chaque achat de produits ou prestation de service, les ventes à distance, les ventes délivrées aux particuliers demandent des factures. Il est aussi pratique de les faire vérifier par plusieurs personnes. Concernant la date d’établissement de la facture, certaines règles sont applicables. Pour les ventes, elle doit être établie au moment de l’acceptation de la commande, ou encore lors de la livraison si celle-ci est pour plus tard. l'essentiel est de la remettre au client le plus vite possible. Pour les prestations de services, elle doit être établie le jour où la prestation est achevée. Il faut aussi savoir enregistrer même s’il s’agit de petites transactions, car dans une entreprise rien ne doit être négligé. D’un autre côté, on peut avoir les meilleurs logiciels de facturation qui soit, mais rien ne vaut une bonne formation du personnel.
